Erklärung zur Unternehmensführung
Entsprechenserklärung und Corporate-Governance-Bericht
Die aktuelle Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex und der Corporate Governance Bericht findet sich hier.
Organisation und rechtliche Unternehmensstruktur
Leitung und Kontrolle
Der technotrans-Konzern besteht neben der Muttergesellschaft technotrans AG am 1. Januar 2012 aus 16 Gesellschaften in Europa, Amerika und Asien mit insgesamt 19 Standorten. Ihre Gesellschaftsanteile gehören jeweils zu 100 Prozent der Muttergesellschaft. Eine detaillierte Aufstellung der Beteiligungen findet sich im Geschäftsbericht, Konzernanhang (II. a), Konsolidierungskreis.
Der Vorstand leitet das operative Geschäft. Er besteht aus drei Mitgliedern und wird gemäß Gesetz und Satzung vom Aufsichtsrat überwacht. Die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat sind auf den entsprechenden Seiten aufgeführt.
Das Management der Tochtergesellschaften und die Leiter der verschiedenen Funktions- und Produktbereiche berichten jeweils an ein Vorstandsmitglied. Der Vorstand wird vom Aufsichtsrat beraten, überwacht und kontrolliert. Er berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle wesentlichen Fragen der Geschäftsentwicklung, die Unternehmensstrategie sowie über mögliche Risiken.
Vier der sechs Mitglieder des Aufsichtsrates werden von den Anteilseignern gewählt, zwei Mitglieder sind gewählte Vertreter der Beschäftigten der technotrans AG. Einzelheiten zur Zusammensetzung der Organe der Gesellschaft und zur Verteilung der Vorstandsressorts finden sich im Abschnitt „Organe“ des Geschäftsberichts.
Die Aktionäre der technotrans AG nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr. Die jährliche Hauptversammlung findet in der Regel im Mai des folgenden Geschäftsjahres statt. Den Vorsitz der Hauptversammlung führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Die Hauptversammlung entscheidet über alle ihr durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben (u.a. Wahl der Aufsichtsratsmitglieder, Änderung der Satzung, Gewinnverwendung, Kapitalmaßnahmen).
Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Die Mitglieder des Vorstandes sind dem Gesetz nach gemeinschaftlich zur Geschäftsführung befugt. Der Sprecher des Vorstandes führt das operative Geschäft mit dem Schwerpunkt Products and Markets weltweit, der Finanzvorstand verantwortet verschiedene administrative Bereiche und der technische Vorstand das ressort technology and Operations. Eine detaillierte Darstellung der Zuständigkeiten und Ressorts findet sich im Geschäftsbericht, Organe. Alle Mitglieder sind eng in die operativen Aktivitäten eingebunden.
Entsprechend der Satzung bestellt der Aufsichtsrat die Mitglieder des Vorstands. Er erlässt eine Geschäftsordnung für den Vorstand, die einen Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte enthält, sowie einen Geschäftsverteilungsplan. Die Vorstandsmitglieder nehmen in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil und berichten schriftlich und mündlich zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und Beschlussvorlagen und beantworten die Fragen der Aufsichtsratsmitglieder. Der Aufsichtsrat hat sich eine Geschäftsordnung gegeben.
Die Tagesordnung sowie eine ausführliche schriftliche Unterlage erhält der Aufsichtsrat eine Woche vor seiner Sitzung. Bevor sich das Plenum trifft, finden Vorgespräche mit den Arbeitnehmervertretern statt, in denen die Mitglieder des Vorstands Details erläutern und Fragen beantworten.
Der Vorsitzende des Aufsichtsrats berichtet auf der Hauptversammlung über die Tätigkeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse an die Aktionäre.
Insbesondere der Vorsitzende des Aufsichtsrats trifft sich regelmäßig mit dem Vorstand und erörtert mit diesem aktuelle Fragen. Außerhalb dieser Treffen informiert der Vorstand den Aufsichtsratsvorsitzenden über aktuelle Entwicklungen.
Zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat drei Ausschüsse gebildet. Der Nominierungsausschuss (Mitglieder: die Vertreter der Aktionäre im Aufsichtsrat) schlägt geeignete Kandidaten für Wahlen zum Aufsichtsrat vor. Da Manfred Bender, Vorstandsvorsitzender der Pfeiffer Vacuum AG, sein Mandat mit Wirkung zum Ablauf der Hauptversammlung am 12. Mai 2011 niederlegte, suchte der Nominierungsausschuss nach einem geeigneten Nachfolger. Auf Vorschlag des Nominierungsausschusses beschloss der Aufsichtsrat auf seiner Sitzung im März, Helmut Ruwisch, Vorsitzender des Vorstandes der Indus Holding AG, auf der nächsten Hauptversammlung als neues Mitglied des Aufsichtsrates zur Wahl zu stellen. Helmut Ruwisch ebenso wie Dieter Schäfer, der dem Aufsichtsrat seit Oktober 2010 als gerichtlich bestelltes Mitglied angehörte, wurde jeweils mit großer Mehrheit gewählt.
Des Weiteren wurde ein Prüfungsausschuss gebildet (Audit Committee; Mitglieder: Dieter Schäfer, Helmut Ruwisch, Heinz Harling) und ein Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Personalausschuss; Mitglieder: Heinz Harling, Dr. Norbert Bröcker und Helmut Ruwisch). Letzterer tagte 2011 zwei Mal und bereitete die Beschlüsse des Aufsichtsrates vor, Dr. Christof Soest zum 1. Juni 2011 als weiteres Vorstandsmitglied (Vorstand Technik) mit dem Zuständigkeitsbereich für das Ressort Technology and Operations zu bestellen und die Verträge mit Henry Brickenkamp und Dirk Engel um weitere drei Jahre zu verlängern. Der Gesamtaufsichtsrat stimmte diesen Beschlussvorschlägen einstimmig zu.
Der Prüfungsausschuss tagt in Anwesenheit des Abschlussprüfers und der Vorstände, und befasste sich mit Fragen des Jahresabschlusses, der Rechnungslegung, des Controllings und des Risikomanagements, steuerlichen Themen, der Compliance, der erforderlichen Unabhängigkeit der Wirtschaftsprüfer, der Erteilung des Prüfungsauftrages an den Abschlussprüfer, der Bestimmung der Prüfungsschwerpunkte und der Honorarvereinbarung. Die zu veröffentlichenden Zwischenberichte wurden von den Mitgliedern des Ausschusses erörtert.
Mindestens einmal jährlich überprüft der Aufsichtsrat anhand eines strukturierten Fragebogens die Effizienz seiner Arbeit.
Transparente Unternehmenskommunikation
Eine offene, transparente Unternehmenskommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil guter Corporate Governance. Neben klaren und verständlichen Inhalten erfordert dieser Aspekt auch einen gleichberechtigten Zugang aller Zielgruppen zu den Informationen des Unternehmens.
technotrans misst dem Internet als orts- und zeitunabhängigem sowie frei zugänglichem Informationsmedium eine hohe Bedeutung bei. Entsprechend hält der Internetauftritt von technotrans (www.technotrans.de) für die interessierte Öffentlichkeit eine Vielzahl von gut strukturierten Informationen rund um das Unternehmen bereit. Im Bereich "Investor Relations" sind beispielsweise umfassende finanzwirtschaftliche Informationen über technotrans abrufbar, wie z.B. Geschäfts- und Zwischenberichte sowie Ad-hoc- und Pressemitteilungen. Alle Informationen stehen zeitgleich in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung.
Die geplanten Termine der wesentlichen wiederkehrenden Ereignisse, d.h. die Veröffentlichungstermine des Geschäftsberichts und der Zwischenberichte sowie der Termin der Hauptversammlung, sind in einem Finanzkalender zusammengestellt. Dieser wird mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf veröffentlicht und auf der Internetseite von technotrans eingestellt.