Erklärung zur Unternehmensführung (Stand März 2011)
Entsprechenserklärung 2010 und Corporate-Governance-Bericht 2011
Die aktuelle Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex und der Corporate Governance Bericht findet sich hier.
Organisation und rechtliche Unternehmensstruktur
Leitung und Kontrolle
Der technotrans-Konzern besteht neben der Muttergesellschaft technotrans AG am 1. Januar 2011 aus 18 Gesellschaften in Europa, Amerika und Asien mit insgesamt 19 Standorten. Ihre Gesellschaftsanteile gehören jeweils zu 100 Prozent der Muttergesellschaft. Eine detaillierte Aufstellung der Beteiligungen findet sich im Geschäftsbericht, Konzernanhang (II. a), Konsolidierungskreis.
Die Geschäfte der technotrans AG werden gemäß Gesetz und Satzung von zwei Vorstandsmitgliedern geleitet. Das Management der Tochtergesellschaften und die Leiter der verschiedenen Funktions- und Produktbereiche berichten jeweils an ein Vorstandsmitglied. Der Vorstand wird vom Aufsichtsrat beraten, überwacht und kontrolliert. Er berichtet dem Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle wesentlichen Fragen der Geschäftsentwicklung, die Unternehmensstrategie sowie über mögliche Risiken.
Vier der sechs Mitglieder des Aufsichtsrates werden von den Anteilseignern gewählt, zwei Mitglieder sind gewählte Vertreter der Beschäftigten der technotrans AG. Einzelheiten zur Zusammensetzung der Organe der Gesellschaft und zur Verteilung der Vorstandsressorts finden sich im Abschnitt „Organe“ des Geschäftsberichts.
Die Aktionäre der technotrans AG nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr. Die jährliche Hauptversammlung findet in der Regel im Mai des folgenden Geschäftsjahres statt. Den Vorsitz der Hauptversammlung führt der Aufsichtsratsvorsitzende. Die Hauptversammlung entscheidet über alle ihr durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben (u.a. Wahl der Aufsichtsratsmitglieder, Änderung der Satzung, Gewinnverwendung, Kapitalmaßnahmen).
Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat
Die Mitglieder des Vorstandes sind dem Gesetz nach gemeinschaftlich zur Geschäftsführung befugt. Der Sprecher des Vorstandes führt das operative Geschäft mit dem Schwerpunkt Vertrieb, Qualität und Service weltweit, der Finanzvorstand verantwortet verschiedene administrative Bereiche. Eine detaillierte Darstellung der Zuständigkeiten und Ressorts findet sich im Geschäftsbericht, Organe. Alle Mitglieder sind eng in die operativen Aktivitäten eingebunden.
Entsprechend der Satzung bestellt der Aufsichtsrat die Mitglieder des Vorstands. Er erlässt eine Geschäftsordnung für den Vorstand, die einen Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte enthält, sowie einen Geschäftsverteilungsplan. Die Vorstandsmitglieder nehmen in der Regel an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil und berichten schriftlich und mündlich zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und Beschlussvorlagen und beantworten die Fragen der Aufsichtsratsmitglieder. Der Aufsichtsrat hat sich eine Geschäftsordnung gegeben.
Die Tagesordnung sowie eine ausführliche schriftliche Unterlage erhält der Aufsichtsrat eine Woche vor seiner Sitzung. Bevor sich das Plenum trifft, finden Vorgespräche mit den Arbeitnehmervertretern statt, in denen die Mitglieder des Vorstands Details erläutern und Fragen beantworten.
Der Vorsitzende des Aufsichtsrats berichtet auf der Hauptversammlung über die Tätigkeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse an die Aktionäre.
Insbesondere der Vorsitzende des Aufsichtsrats trifft sich regelmäßig mit dem Vorstand und erörtert mit diesem aktuelle Fragen. Außerhalb dieser Treffen informiert der Vorstand den Aufsichtsratsvorsitzenden über aktuelle Entwicklungen.
Zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Aufsichtsrat drei Ausschüsse gebildet. Der Nominierungsausschuss (Mitglieder: die Vertreter der Aktionäre im Aufsichtsrat) schlägt geeignete Kandidaten für Wahlen zum Aufsichtsrat vor. Da Joachim Voss sein Mandat mit Wirkung zum 21. Oktober 2010 niederlegte, suchte der Nominierungsausschuss nach einem geeigneten Nachfolger, der die erforderliche Qualifikation als „Financial Expert“ vorweisen kann. Auf Vorschlag des Nominierungsausschusses beschloss der Aufsichtsrat auf seiner Sitzung im September, bis zur nächsten Hauptversammlung Dieter Schäfer gerichtlich bestellen zu lassen. Die Bestellung wurde zum 22. Oktober 2010 wirksam.
Des weiteren ist ein Prüfungsausschuss gebildet (Audit Committee; Mitglieder Joachim Voss bzw. Dieter Schäfer, Manfred Bender, Heinz Harling) und ein Ausschuss für Vorstandsangelegenheiten (Personalausschuss; Mitglieder Heinz Harling, Dr. Norbert Bröcker und Joachim Voss bzw. Dieter Schäfer). Letzterer tagte 2010 zwei Mal.
Der Prüfungsausschuss tagte ebenfalls zwei Mal, und zwar in Anwesenheit des Abschlussprüfers und der Vorstände, und befasste sich mit Fragen des Jahresabschlusses, der Rechnungslegung und der Prüfung durch die DPR (Deutschen Prüfstelle für Rechnungslegung), des Controllings und des Risikomanagements, steuerlichen Themen, der Compliance, der erforderlichen Unabhängigkeit der Wirtschaftsprüfer, der Erteilung des Prüfungsauftrages an den Abschlussprüfer, der Bestimmung der Prüfungsschwerpunkte und der Honorarvereinbarung. Die zu veröffentlichenden Zwischenberichte wurden von den Mitgliedern des Ausschusses erörtert.
Mindestens einmal jährlich überprüft der Aufsichtsrat anhand eines strukturierten Fragebogens die Effizienz seiner Arbeit.
Transparente Unternehmenskommunikation
Eine offene, transparente Unternehmenskommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil guter Corporate Governance. Neben klaren und verständlichen Inhalten erfordert dieser Aspekt auch einen gleichberechtigten Zugang aller Zielgruppen zu den Informationen des Unternehmens.
technotrans misst dem Internet als orts- und zeitunabhängigem sowie frei zugänglichem Informationsmedium eine hohe Bedeutung bei. Entsprechend hält der Internetauftritt von technotrans (www.technotrans.de) für die interessierte Öffentlichkeit eine Vielzahl von gut strukturierten Informationen rund um das Unternehmen bereit. Im Bereich "Investor Relations" sind beispielsweise umfassende finanzwirtschaftliche Informationen über technotrans abrufbar, wie z.B. Geschäfts- und Zwischenberichte sowie Ad-hoc- und Pressemitteilungen. Alle Informationen stehen zeitgleich in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung.
Die geplanten Termine der wesentlichen wiederkehrenden Ereignisse, d.h. die Veröffentlichungstermine des Geschäftsberichts und der Zwischenberichte sowie der Termin der Hauptversammlung, sind in einem Finanzkalender zusammengestellt. Dieser wird mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf veröffentlicht und auf der Internetseite von technotrans eingestellt.