Von dem weisen Spruch "Der frühe Vogel fängt den Wurm" ließ sich auch der Bushersteller EvoBus leiten: Vertriebsmitarbeiter zeitnah, kostengünstig und inhaltssicher über die Neuerungen der Produkte informieren, und zwar weltweit - das war das Ziel, des Omnibusherstellers aus Mannheim. "Für uns ist es ein Wettbewerbsvorteil, wenn unsere aktuell und gut geschulten Mitarbeiter in der Lage sind, unsere Kunden unmittelbar und kompetent über Produktneuerungen zu informieren", ist Ralf Lahres, Teamleiter Interne Kommunikation Mercedes-Benz Omnibusse, überzeugt. Die Auswahl und Implementierung eines passenden Redaktionssystems durch die Mannheimer Agentur SIGNUM waren ein erster wichtiger Schritt auf dem Weg, das Vorhaben zu realisieren. Heute erstellt der Busspezialist zusammen mit SIGNUM die gesamte Vertriebsdokumentation mit der Software docuglobe und hat damit das hochgesteckte Ziel erreicht.
Vor der Einführung des Redaktionssystems produzierte der Bushersteller für jedes Busmodell und für jede Busvariante eine neue Produktdokumentation. Bei rund 13 Modellen mit bis zu 25 möglichen Varianten entstanden große Datenmengen, die redundant waren und auch mehrfach übersetzt wurden. Aus Zeit- und Kostengründen musste häufig auf die Aktualisierung der Informationen in andere Medien verzichtet werden. Man arbeitete lediglich mit einzelnen aktualisierten Dokumenten. Das hatte zur Folge, dass die Informationen in den verschiedenen Medien nicht immer konsistent waren, was zur Verwirrung der Verkäufer führte. Durch den Einsatz von docuglobe konnten diese Informationslücken geschlossen werden.
Preiswert und einfach
Bei der Suche nach einem geeigneten Redaktionssystem schaute sich die Agentur unter anderem auch XML-basierte Systeme an. "Die Implementierung von XML-Lösungen ist allerdings mit Fachkenntnissen und hohen Kosten verbunden. Zusätzlich entsteht Schulungsaufwand zur Verinnerlichung der XML-Philosophie. Das macht nur in bestimmten Bereichen Sinn", erzählt Harald Braun, Leiter der Technischen Redaktion von SIGNUM. "Wir aber waren auf der Suche nach einem unkomplizierten System, mit dem wir die Anforderungen unseres Kunden ausreichend komfortabel abbilden konnten. Da docuglobe mit Word als Editor arbeitet, war schon die erste Hürde genommen. Durch den geringen Schulungsaufwand konnten wir schnell starten. Wordkenntnisse besitzt nahezu jeder. Außerdem entstehen für Lizenzen keine Kosten, da Word auf jedem Rechner bereits vorhanden ist." Die Unterstützung während der Einführung durch den Software-Hersteller global document solutions beschleunigte die Startphase. So wurden auf die Bedürfnisse von EvoBus zugeschnittene Templates integriert, die Mitarbeiter eingewiesen, und schon konnte es losgehen.
Cross-Media-Funktion
Heute wird die Vertriebsdokumentation für alle Busmodelle und deren Varianten mit docuglobe produziert. Mit Unterstützung von SIGNUM entsteht drei- bis viermal jährlich eine neue DVD, die dem Vertrieb alle relevanten Produktinformationen zur Verfügung stellt. Dank der HTML-Exportfunktion von docuglobe können die gleichen Inhalte zeitnah im Intranet angeboten werden. Das Gleiche gilt für Verkaufsbriefe und das InfoPoint-Journal, mit denen EvoBus den Vertriebsaußendienst aktuell über Neuerungen an den Busmodellen informiert. Dass die Dokumente innerhalb von docuglobe in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch verwaltet werden, ist selbstverständlich für die EvoBus-Unterlagen. Und natürlich werden auch Grafiken, Bilder, Illustrationen und technische Zeichnungen problemlos aus docuglobe heraus in unterschiedliche Dokumente eingebunden.
Einmal erfassen – vielfach verwenden
Die einfache und funktionale Gestaltung der Oberfläche ermöglicht die schnelle Nutzung des Systems. Die Inhalte der Dokumente werden in Module zerlegt, das kann ein Satz, eine Seite, ein Kapitel oder eine Grafik sein. Der Vorteil besteht darin, dass einzelne Module aus der Datenbank heraus nur noch in verschiedene Dokumente verzweigen. Ändert sich ein Modulinhalt, so werden automatisch alle Dokumente geändert, in denen dieses Modul vorkommt. Informationen werden somit nur einmal erfasst und dann vielfach genutzt. Ein besonderer Nutzen ergibt sich durch die effiziente Verwaltung der Sprachversionen. Redundante Übersetzungen gehören der Vergangenheit an, denn auch hier werden übersetzte Module mehrfach verwendet. Ist ein Modul einmal übersetzt, kann es in der Zielsprache auch in anderen Dokumenten verwendet werden - das spart Zeit und senkt die Übersetzungskosten deutlich.
Workflow durch Mehrfachverwendung verbessert
Die Software docuglobe ist zur Mehrfachverwendung von Informationen konzipiert. Um diese zu gewährleisten, haben EvoBus und SIGNUM mit dem Einsatz der Software die produktneutrale Beschreibung von Komponenten etabliert. Durch diese Arbeitsweise liegen die produktneutralen Informationen für alle Komponenten (Motor X, Radio Y, Getriebe Z) in docuglobe vor. Da die meisten Busse im Baukastensystem hergestellt werden, können für neue Dokumentationen die in docuglobe schon beschriebenen Komponenten zusammengestellt und mit neuen Modulen ergänzt werden. Das verringert den Aufwand je nach Modell um bis zu 60 Prozent. Diese Einsparung wird auch bei den Übersetzungskosten realisiert, wenn die wieder verwendeten Module schon übersetzt waren. Um den Redakteuren die Arbeit zu erleichtern, hat SIGNUM einen auf diese Vorgehensweise und docuglobe abgestimmten Redaktionsleitfaden erstellt.
Fehlerquote gesenkt – Qualität gestiegen
Die Senkung der Fehlerquote bei Dokumentationen ist eine angenehme Folgeerscheinung, die aus der Anwendung mit docuglobe resultiert. Festgelegte Module müssen nur einmal geprüft und freigegeben werden. Ist der Inhalt einmal korrekt, ist er immer korrekt. „Das System eignet sich nicht nur für die Verwaltung von Vertriebsunterlagen und für Technische Dokumentationen. „Auch die Erstellung von Angeboten mit docuglobe erleichtert den Verkäufern enorm die Arbeit und sichert gleichzeitig die zeitnahe Bearbeitung bei hoher Qualität“, berichtet Henning Mallok, Vertriebsleiter von docuglobe aus dem Hause global document solutions. Die Inhalte werden mit docuglobe einfach per Drag & Drop zu einem individuellen Angebot zusammengestellt. Die Verwaltung findet über die Metadaten sowie Adress- und Preisinformationen aus angekoppelten CRM- bzw. ERP-Systemen statt.
Harald Braun sieht außerdem erhebliches Potenzial für den Einsatz von docuglobe im Bereich des Blended Learning. „Die kurzfristige Verfügbarkeit der Daten weltweit ist für EvoBus ein enormer Vorteil. Mitarbeiter können nach Produktschulungen, die direkt am Fahrzeug stattfinden, ihre Produktkenntnisse online auffrischen und vertiefen. Die Abbildung der Daten über das Intranet ist eine kostengünstige und pragmatische Lösung, die enorme Kosten spart.“
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